1. Mục đích
Phần mềm chỉ ra các chứng từ lương, bảo hiểm, KPCĐ chưa hạch toán hoặc hạch toán 2 lần để kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý chứng từ, đảm bảo đúng số liệu.
2. Chi tiết thay đổi
Trong quá trình hạch toán lương trên phần mềm, kế toán có thể gặp một số nhầm lẫn khi nhập liệu dẫn đến trường hợp thiếu hoặc thừa chứng từ hạch toán lương, gây ra chênh lệch số liệu.
Kể từ phiên bản R16, phần mềm đã đáp ứng tiện ích cảnh báo giúp kế toán dễ dàng theo dõi tình trạng thừa, thiếu chứng từ hạch toán lương để kịp thời xử lý, đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Xem phim hướng dẫn:
Các bước thực hiện:
1. Tự động sinh chứng từ hạch toán chi phí lương
- Trên chứng từ chi lương, nhấn Cất, phần mềm hiển thị thông báo cho phép sinh chứng từ hạch toán. Nhấn Đồng ý để phần mềm tự động sinh chứng từ hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, KPCĐ.
- Tích chọn hình thức lấy diễn giải trên chứng từ hạch toán lương, bảo hiểm, KPCĐ. Nhấn Đồng ý.
- Phần mềm tự động sinh chứng từ hạch toán lương, bảo hiểm, KPCĐ. Bổ sung thông tin chứng từ nếu cần. Nhấn Cất.
2. Cảnh báo khi thiếu chứng từ hạch toán
- Trường hợp đơn vị thiếu chứng từ hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, KPCĐ, phần mềm sẽ cảnh báo ngay trên chứng từ chi lương và chứng từ rút tiền kho bạc, tại phần CT tham chiếu. Có thể nhấn tại đây để thực hiện thêm luôn chứng từ đang thiếu.
- Trường hợp đơn vị thiếu chứng từ chi lương, phần mềm cũng sẽ có cảnh báo tương ứng trên các chứng từ liên quan.
3. Cảnh báo khi thừa chứng từ hạch toán
Trường hợp đơn vị đã đủ bộ chứng từ hạch toán lương mà kế toán tiếp tục sinh chứng từ hạch toán, phần mềm sẽ cảnh báo. Nhấn Có để xem chi tiết chứng từ đã tồn tại.
4. Theo dõi tình trạng thừa/thiếu chứng từ lương, bảo hiểm, KPCĐ
- Vào phân hệ Kết quả kiểm tra, mở mục Lương, BH, KPCĐ. Trường hợp đơn vị có chứng từ lương, bảo hiểm, KPCĐ còn thiếu hoặc hạch toán thừa, hoặc chưa ghi sổ, phần mềm sẽ thông báo.
- Nếu thiếu chứng từ hạch toán chi phí lương, nhấn Hạch toán chi phí ở cột Chức năng để thực hiện thêm ngay chứng từ hạch toán.
- Nếu thiếu chứng từ chi lương, nhấn Sinh chi lương để thực hiện thêm ngay chứng từ chi lương.
- Trên các màn hình danh sách chứng từ liên quan, nếu đơn vị có chứng từ lương, bảo hiểm, KPCĐ cần kiểm tra, trợ lý số MISA AVA sẽ hiền thị thông báo. Nhấn Xem chi tiết, chương trình sẽ chuyển đến màn hình Kết quả kiểm tra để anh/chị kiểm tra lại.
- Sau khi hạch toán đúng, đủ các chứng từ lương, bảo hiểm, KPCĐ, trên Bảng cân đối tài khoản, TK 332, 334 không còn số dư.