Quy trình tạm ứng chi lương cho CBNV bằng tiền mặt như thế nào?

Bước 1: Rút dự toán tạm ứng tiền mặt

1. Vào phân hệ Dự toán ngân sách, chọn Nhập quỹ tiền mặt\Phiếu rút tiền kho bạc

2. Nhập thông tin chứng từ Phiếu rút tiền kho bạc.

• Thông tin Đối tượng: Người nhận, Tài khoản kho bạc, Diễn giải.
• Thông tin Chứng từ: Ngày giấy rút, Ngày hạch toán, Số giấy rút, Số phiếu thu.
• Thông tin chi tiết chứng từ: TK Nợ 111, TK Có 1121, Số tiền, Mục lục ngân sách, chọn Nghiệp vụ: Tạm ứng – Dự toán, chọn Cấp phát: Dự toán

3. Nhấn Cất để hoàn thành.

Lưu ý: Phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ hạch toán Có TK 00821 tạm ứng nên bạn không cần hạch toán thêm chứng từ nào nữa

Bước 2: Chi lương, phụ cấp cho CBNV bằng tiền mặt

• Trên Phiếu rút tiền Kho bạc, bạn tích vào Tiện ích\Sinh phiếu chi trả lương

• Bạn kiểm tra lại bút toán TK Nợ TK 334, TK Có TK 111, Nghiệp vụ: chọn là Chi từ tạm ứng, sửa lại ngày PC, ngày HT tương ứng

• Nhấn Cất, phần mềm sẽ thông báo sinh chứng từ hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, KPCĐ, bạn tích Đồng ý

• Phần mềm tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí
• Bạn Sửa TK Nợ 814 thành TK Nợ 137, Nghiệp vụ: chọn là Chi từ tạm ứng, sửa lại ngày CT, ngày HT tương ứng

• Nhấn Cất

Bước 3: Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng

1. Vào phân hệ Dự toán ngân sách, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê thanh toán tạm ứng

2. Chọn khoảng thời gian lập bảng kê. Nhấn Lấy dữ liệu

3. Tích chọn các chứng từ cần lập bảng kê hoặc tích chọn Chọn tất/Bỏ tất để chọn nhanh/bỏ nhanh nhiều chứng từ cùng 1 lúc. Nhấn Cất.

4. Xem/in mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.

Ví dụ: In mẫu Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Nghị định 11/2022/NĐ-CP).

Khai báo các tham số báo cáo.

Nhấn Đồng ý.

Bước 4: Thanh toán tạm ứng

1. Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán, vào phân hệ Dự toán ngân sách, chọn Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng.

2. Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. Nhấn Thanh toán.

3. Hệ thống sẽ tự động sinh Phiếu kết chuyển tài khoản, chuyển số chi chưa qua ngân sách (Tài khoản 137) sang số chi đã qua ngân sách (Tài khoản 814), cột Nghiệp vụ là Thanh toán tạm ứng kho bạc.

4. Kiểm tra lại thông tin, sau đó nhấn Cất.

Lưu ý: Phần mềm sẽ tự động sinh hạch toán Có TK 00821 tạm ứng âm tiền, Có TK 00822 thực chi dương tiền nên bạn không cần hạch toán thêm chứng từ