1. Mục đích
Kế toán có thể nhập khẩu danh mục cán bộ từ excel để tiết kiệm thời gian.
2. Chi tiết thay đổi
Đơn vị thường theo dõi danh sách cán bộ trên file excel. Khi sử dụng phần mềm, kế toán phải nhập tay thông tin từng cán bộ vào phần mềm, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Kể từ phiên bản R19, phần mềm đáp ứng tính năng nhập khẩu danh mục cán bộ từ file excel, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Cụ thể như sau:
1. Vào Danh mục\Cán bộ.
2. Nhấn vào biểu tượng mũi tên cạnh chức năng Thêm. chọn Nhập khẩu từ Excel.
3. Thực hiện nhập khẩu danh mục cán bộ:
Bước 1: Chọn tệp nguồn
– Nhấn Tải tệp mẫu để tải tệp excel theo mẫu của chương trình.
– Khai báo thông tin danh sách cán bộ vào tệp excel.
– Nhấn Chọn tệp hoặc kéo thả tệp danh sách cán bộ vào ô nhập khẩu.
– Phần mềm đã mặc định sẵn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu trên tệp excel là sheet Cán bộ; dòng tiêu để là dòng số 2, anh/chị có thể sửa lại.
– Tích chọn phương thức nhập dữ liệu là Thêm mới hay Cập nhật.
– Nhấn Tiếp tục để sang bước tiếp theo.
Bước 2: Ghép dữ liệu
Chương trình tự động ghép nội dung cột trên phần mềm với nội dung cột trên tệp dữ liệu. Anh/chị có thể thay đổi bằng cách chọn lại Cột trên tệp dữ liệu.
Nhấn Tiếp tục để sang bước tiếp theo.
Bước 3: Kiểm tra dữ liệu
– Chương trình kiểm tra và thông báo các bản ghi hợp lệ và không hợp lệ.
– Đối với bản ghi không hợp lệ, xem lý do không hợp lệ tại cột Chi tiết lỗi.
– Có thể nhấn Tải tệp kiểm tra để tải và xem lại tệp, phần mềm sẽ đánh dấu thông tin lỗi để anh/chị biết.
– Nếu anh/chị chỉnh sửa thông tin trên tệp luôn thì anh/chị thực hiện sửa tệp, lưu tệp và nhập khẩu lại từ đầu.
– Nếu anh/chị muốn tiếp tục nhập khẩu các bản ghi hợp lệ, bỏ qua bản ghi không hợp lệ (nhập khẩu sau) thì chon Nhập dữ liệu.
Bước 4: Kết quả
– Phần mềm thông báo kết quả nhập khẩu cán bộ.
– Có thể nhấn Tải tệp lỗi để xem danh sách bản ghi không hợp lệ.
– Nhấn Đóng để kết thúc.
– Anh/chị kiểm tra các cán bộ vừa nhập khẩu tại danh mục cán bộ trên phần mềm.
