Quy trình rút dự toán tạm ứng bằng tiền mặt

a. Rút tạm ứng bằng tiền mặt từ tài khoản ngân sách tại Kho bạc về xã để chi, căn cứ vào chứng từ rút tiền kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 1121- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Đồng thời ghi Có TK 00821: Dự toán chi hoạt động (Tạm ứng)

b. Chi thanh toán các khoản chi hoạt động bằng tiền mặt:

Nợ TK 137: Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước

Có TK 111: Tiền mặt

c. Thanh toán tạm ứng:

Nợ TK 814: Chi ngân sách xã hạch toán vào ngân sách nhà nước

Có TK 137: Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước

Đồng thời,

Có TK 008 (008211, 008221): Dự toán chi hoạt động (Tạm ứng) – Ghi âm

Có TK 008 (008212, 008222): Dự toán chi hoạt động (Thực chi) – Ghi dương

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

1. Kế toán tại UBND Xã chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc NN cấp Huyện tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc NN cấp Huyện kiểm soát và duyệt tạm ứng cho UBND xã và chi số tạm ứng cho UBND xã.

Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc.

4. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác: Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,…

5. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.

6. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.